Beratung ISO 9001 - AZAV für Bildungsorganisationen

 

Häufige Fragen

Antworten auf Fragen, die öfters an uns gestellt werden. Fachbegriffe und Abkürzungen erklären wir im Glossar.

Warum dürfen Sie unser Unternehmen beraten, aber später nicht auditieren?

Es gilt der strenge Grundsatz, dass der Berater und der Auditor, der die Prüfung ihres Unternehmens oder ihrer Maßnahmen vornimmt, in keiner Beziehung zueinander stehen darf. 

Dies wäre der Fall, wenn der Berater, Ihr Unternehmen später auditieren würde. Durch die Trennung bleibt die Objektivität der Überprüfung und die Unabhängigkeit sowie die Integrität des Auditors gewahrt. 

Sind alle fachkundigen Stellen (FKS) vertrauensvoll?

Grundsätzlich ist die Frage mit Ja zu beantworten. Auch Zertifizierer werden  überwacht. Die DaKKs achtet darauf, dass die Arbeit, die Konformität ihres QMS mit den Vorgaben der AZAV zu prüfen, korrekt durchgeführt wird. Der Versuch, Kunden durch eine geschickte Preispolitik zu binden, ist erlaubt. Die Kostenstruktur muss aber auf jeden Fall für sie transparent bleiben. Auch eine FKS darf Ihr Unternehmen nicht gleichzeitig beraten und auditieren. 

Ist ein Voraudit wirklich notwendig? Das kostet doch extra.

Die Meinungen darüber gehen auseinander. Ein Voraudit prüft, um das Unternehmen die Prüfungseignung besitzt. Die FKS kann eine Prüfung nur vornehmen, wenn ihr Unternehmen bereits über ein laufendes QMS verfügen. "Nur was da ist, kann geprüft werden." Dies gilt es nachzuweisen. Viele FKS verlangen deshalb zur Übernahme der Zertifizierung eine ausführliche Dokumentation, die auch interne Audits und einen Management Report einbeziehen. Günstiger ist es, wenn Sie einen QMB bestellen, der sich die entsprechenden Kenntnisse aneignet um das QMS aufzubauen und die Überprüfung des Unternehmens vorzunehmen. Dabei unterstützen kann ihn ein externer Berater.

Ist ein AZAV-Trägerzertifikat für mein Unternehmen geeignet?

Eine Zertifizierung nach AZAV ist für alle Unternehmen geeignet, die Maßnahmen gestalten, die durch öffentliche Fördermittel unterstützt werden, u.a. AVGS und Bildungsgutschein, aber auch Aufstiegs-Qualifizierungen oder nach WeGebAu2 (Qualifizierungschancengesetz).

Eine Zertifizierung ist deshalb geeignet für Bildungsträger, die Maßnahmen der beruflichen Bildung anbieten wollen sowie  

  • Bildungszentren in Unternehmen
  • private Arbeitsvermittler 
  • Freie Berufsberater, Unternehmensberater
  • Behindertenwerkstätten 
  • Transfergesellschaften

Sollte Ihr Unternehmen keine Maßnahmen oder Unterstützung bei der Vermittlung in den Arbeitsmarkt anbieten, bzw. Auftragsmaßnahmen annehmen, so ist zu entscheiden, ob nicht ein anderes Zertifikat besser geeignet ist, um Ihr Qualitätsmanagement zu akkreditieren.

Welche FKS ist die Geeignete?

Bei der Auswahl der geeigneten FKS bestehen ähnliche Kriterien wie bei der Auswahl eines Erstberaters. Beide sollten bemüht sein, den Weg zum Zertifikat zu ebnen. Preis und Nähe sind dabei nicht allein entscheidend. 

Der Preis variiert i.d.R. nur geringfügig. Wichtiger ist die Harmonie zwischen den Partnern, die am selben Strang ziehen. Kontaktieren Sie einige FKS. Welcher zusätzliche Service wird geboten und welche Informationen erhalten Sie bereits beim ersten Gespräch? 

Eine gute Beratung schafft Vertrauen in einen verlässlichen Partner. Dumpingpreise, garantierter Erfolg oder das Versprechen, dass der kalkulierte Aufwand geringer als erwartet ist, sollten Sie aufhören lassen. Die Vorgaben der DaKKs sind für alle Zertifizierer gleich.   

Ist eine ISO-Zertifizierung zwingende Voraussetzung für eine AZAV-Zertifizierung?

Nein

Ist eine FKS in der Nähe günstiger?

Der Preis für eine Zertifizierung hängt vom Umfang der Prüfung, u.a. von der Anzahl der Maßnahmen und dem im AZAV-Bereich eingesetzten zu prüfenden Personal ab. Bei den Audits in Ihrem Unternehmen fallen Spesen für den Auditor an. Diese können natürlich variieren und sind von der Entfernung des Auditors zu Ihrem Unternehmen und der Anzahl der Audittage abhängig. Diese Kosten sollten transparent im Angebot der FKS dargestellt werden. Jede FKS arbeitet zusammen mit freiberuflicher Auditoren, die über das gesamte Bundesgebiet verteilt sein können. So ist eher die Frage, ob Auditoren in ihrer Nähe verfügbar sind.

Benötigen wir im Unternehmen ein Qualitätshandbuch um das Trägerzertifikat zu erhalten? 

Im Grunde reicht eine vollständige Dokumentensammlung. Doch von der Sammlung zum Qualitätshandbuch ist nur ein kleiner Schritt im Prosa, ein Titelblatt, die Revisionsangaben und eine Anhang mit den wichtigsten Nachweisen und Prozessbeschreibungen.. 

Was können wir tun um uns vorzubereiten?

Um ein Qualitätsmanagement im Unternehmen aufzubauen, beginnen Sie damit, Ihr Unternehmen bestmöglich zu beschreiben. Methoden wie die Balance Score Cards oder das CANVAS können Ihnen dabei helfen. Aber auch Qualitätssystem wie EFQM können Ihnen einen Rahmen bieten. Dies sollte nicht in einem bürokratischen Akt enden, der sie von Ihrer eigentlichen Arbeit abhält. Deshalb suchen Sie Unterstützung. Die Ernennung eines QMB und die Übernahme von Qualitätsaufgaben entlasten die Geschäftsführung. Diese Aufgaben bestehen i.d.R. aus der Beschaffung von Nachweisen. In der AZAV-Checkliste finden Sie Beispiele von Nachweisen für Ihre Qualitätsarbeit. 

Können wir auch ohne Zertifizierung Maßnahmen durchführen?

Im Unterauftragsverfahren ist dies möglich. Verfügen Sie über das Träger-Zertifikat zu 100% im Auftrag eines anderen zertifizierten Unternehmens. Bis zu 20% ohne das AZAV-Trägerzertifikat. Die Maßnahme muss nach AZAV zugelassen sein,

Warum sollten wir eine/n Erstberater/-in einschalten. Wir kriegen das doch auch alleine hin.

Das ist korrekt. Viele Unternehmen haben die erforderlichen Nachweise (siehe Liste zur Vorbereitung) dokumentiert vorliegen. Zum Beispiel organisationales Wissen wie ein QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Profil oder Leitbild. Trotzdem können Lücken bestehen, die ohne externe Begleitung, sehr aufwändig und zeitraubend zu schließen sind. Diese blockieren den Weg.

Aufgrund der Kosten wird gerne auf eine externe Begleitung verzichtet. Durch eine gute Zusammenarbeit mit ihrem Berater können sie diese jedoch reduzieren. Entscheiden Sie zusammen mit Ihrem Berater im Vorfeld  genau, an welchem Punkt des Zertifizerungsprozesses seine Hilfe benötigt wird und stellen Sie einen genauen Zeit- und Meilensteinplan auf.